Extern beleid

Algemeen extern beleid inzake gegevensverwerking: op de eigen website te zetten

Algemeen extern beleid inzake gegevensverwerking (AVG)
 
bij VOORBEELD bvba

VOORBEELD bvba hier genoemd “ONDERNEMING” of “wij” neemt uw rechten bij gegevensverwerking ernstig. In dit document leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Dat vormt het algemene beleid van de bvba VOORBEELD op het vlak van gegevensverwerking conform AVG/GDPR.

De verantwoordelijke voor de verwerking bij (voorbeeld, door u aan te passen) KAMELEON vzw is Dhr. F.P. De Saeger, p/a Krapstraat 155, 9255 Buggenhout, info@kameleonvzw.be. Voor alle vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds met hem contact opnemen.  Voor vragen die meer zijn dan een vraag om inlichtingen kunnen wij u vragen u te identificeren, zodat wij zeker zijn dat wij de gevraagde informatie en gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Wij verzamelen en verwerken gegevens over u, wanneer u als klant op ons een beroep doet voor werken of wanneer u op een andere manier met ons contact neemt. Die activiteiten vatten we samen onder de noemer “klantenbeheer” en betreffen met name de uitvoering van de projecten die wij met u sluiten.
Bent u leverancier, dan verwerken wij uw gegevens of die van uw contactpersonen in het kader van de levering van producten of diensten, voor het generieke doeleinde “leveranciersadministratie”. In dat geval is het ook mogelijk dat wij uw gegevens meenemen in onze werkplanning, samen met de gegevens van onze eigen medewerkers.  Van leveranciers kunnen wij bepaalde gegevens verwerken om ons toe te laten de werken goed in te plannen. Het gaat daarbij dan om beschikbaarheid, aanwezigheid en het type werken.

Verder verwerken wij uw gegevens, als klant of als leverancier, bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten. Dit vormt het doeleinde “boekhouding”.  Het kan ook zijn dat wij gegevens over u verwerken omdat dat van belang is of kan zijn voor onze activiteiten, bijvoorbeeld om op uw diensten of advies beroep te kunnen doen. Die activiteiten omschrijven we als “communicatie” of “public relations”.

We verzamelen en verwerken enkel gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van het project waarvoor u op ons beroep doet, zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer, de gegevens over uw gezinssamenstelling en alle andere gegevens in dat verband. Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen van uw architect of andere partijen waar u mee samenwerkt.  De gegevens kunnen ook betrekking hebben op uw interesses in of plannen voor een toekomstig project.

Financiële gegevens verwerken wij in het kader van boekhouding.  Gegevens over uw functie en activiteiten worden verwerkt in het kader van communicatie of public relations.

Wij verzamelen uw gegevens wanneer u daartoe (papieren dan wel elektronische) formulieren invult. Soms gebeurt dat via een gesprek, telefonisch contact of mailuitwisseling.  Normaal verkrijgen wij die gegevens rechtstreeks van u. Soms kan het ook zijn dat wij ze onrechtstreeks verkrijgen. Dat is het geval met gegevens over medewerkers van leveranciers die actief zijn op onze werven en die we bekomen van de leveranciers zelf.  Ook bij direct marketing komt het voor dat wij uw gegevens verkrijgen bij derden. Waar we uw gegevens hebben gehaald delen wij u dan mee.

In beginsel verzamelen en verwerken wij uw gegevens op basis van de contractuele relatie die wij met u hebben als gevolg van uw opdracht en het contract dat wij met u sluiten. Dat is ook de grondslag voor de verwerking van gegevens over leveranciers en voor de verwerking “boekhouding”.  Waar de verwerking niet noodzakelijk is om de contractuele relatie uit te voeren, zoals bij direct marketing en communicatie/public relations, is ze gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen als onderneming, in het bijzonder de vrijheid van onderneming en informatie. Daarbij zorgen wij er steeds voor dat er tussen onze en uw belangen een evenwicht bestaat, bijvoorbeeld door u een recht van verzet toe te kennen.

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt in het kader van klantenbeheer, leveranciersbeheer, werkplanning, boekhouding en communicatie/public relations door de dienst/verantwoordelijke die instaat voor deze activiteiten.  Ze kunnen voor bepaalde punctuele diensten of opdrachten worden doorgegeven aan verwerkers waar wij een beroep op doen, zij het altijd onder onze controle.

Soms zijn wij verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.  Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Wij behouden ons het recht voor om deze verklaring en dit beleid te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website aan gebruikers worden gemeld.

U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij (voorbeeld:) gdpr@VOORBEELD.be met een bewijs van uw identiteit. Die vragen wij om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.  Wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kan u wanneer wenselijk zelf een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, te B-1000 Brussel.