Intern beleid

Algemeen intern beleid inzake gegevensverwerking: bijlage arbeidsreglement

Algemeen intern beleid inzake gegevensverwerking van personeel
 
bij VOORBEELD bvba

VOORBEELD bvba, hier genoemd “ONDERNEMING” of “wij” neemt de rechten inzake gegevensverwerking van zijn medewerkers en personeelsleden ernstig. In deze verklaring leggen wij uit hoe wij persoonsgegevens van medewerkers verzamelen, verwerken en gebruiken.  De verantwoordelijke voor de verwerking (VOORBEELD: door u zelf in te vullen met uw eigen gegevens) bij KAMELEON vzw is F.P. De Saeger, p/a Krapstraat 155, B-9255 Buggenhout: voor vragen bij deze verklaring en ons beleid kan u steeds contact opnemen met hem: [email protected]

Wij verzamelen en verwerken gegevens over u: als sollicitant, medewerker of personeelslid. Die gegevens verkrijgen wij van u, naar aanleiding van uw sollicitatie of daaropvolgende aanwerving, bij het invullen van papieren en elektronische formulieren.  Nadien verwerken wij alle persoonsgegevens over u, tijdens en in de loop van de uitvoering van deze arbeidsovereenkomst. Die blijken uit de uitvoering als zodanig.  Het gaat over gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben om uw sollicitatie te kunnen beoordelen en om de arbeidsovereenkomst uit te voeren, zoals uw naam, adres, e-mailadres en de gegevens over uw gezinssamenstelling. Die gegevens hebben wij met name nodig voor de juiste berekening van uw loon. Normaal geeft u ons die gegevens zelf direct door.  De financiële gegevens moeten ons toelaten uw loon uit te betalen en worden verwerkt in het kader van de boekhouding. Daarnaast gaat het over verplaatsingen in het kader van Track & trace.

Wij verwerken deze gegevens voor onze personeelsadministratie (loonberekening en toepassing van sociale wetgeving) en personeelsbeheer (evaluatie, opvolging, opleiding, …), naast werkplanning en boekhouding. De verwerking van uw gegevens als sollicitant, medewerker of personeelslid baseren wij op uw sollicitatie en/of de arbeidsovereenkomst, die u met ons bindt.  Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang als nodig  in uitvoering van de sociale wetgeving: dit betekent concreet dat wij uw gegevens bijhouden zolang u bij ons werkt, maar ook na het einde van die tewerkstelling, tot vijf jaar daaropvolgend.  Gegevens van sollicitanten die niet worden aangeworven, houden wij niet bij, tenzij we beslissen een wervingsreserve aan te leggen. Dan vragen we aan de kandidaten of we hun gegevens nog gedurende maximaal twee jaar mogen bijhouden. De verplaatsingsgegevens in het kader van Track & trace houden we maximaal een jaar bij.

Al uw gegevens worden intern verwerkt, in het kader van personeelsadministratie, personeelsbeheer en boekhouding door de dienst van/verantwoordelijke voor personeelsbeheer en boekhouding.  Ze worden doorgegeven aan sociaal secretariaat dat optreedt als verwerker in het kader van  personeelsadministratie, onder onze controle. Daarbij worden uw gegevens ook doorgegeven aan diverse overheidsdiensten, zoals FOD Financiën in het kader van bedrijfsvoorheffing en RSZ voor het berekenen van de sociale bijdragen.  Ook de verplaatsingsgegevens in het kader van Track & Trace worden aan derden bezorgd, om op die manier de mobiliteitsvergoedingen te kunnen berekenen en het bewijs te leveren dat het collectief vervoer voldoet aan de voorwaarden in het kader van de verplichte CO2-bijdrage. In algemene zin zijn wij soms verplicht om gegevens over u door te geven. Dat is met name het geval wanneer wij hiertoe wettelijk worden verplicht of wanneer overheidsinstanties die daartoe het recht hebben, bij ons gegevens opvragen. In dat geval gaan wij na of aan de voorwaarden om gegevens op te vragen is voldaan.  Uw gegevens worden in beginsel niet doorgegeven naar derde landen of internationale organisaties. Dat kan mogelijks gebeuren in het kader van contracten voor cloud services die wij sluiten. Dan worden uw gegevens mogelijk opgeslagen op servers in derde landen waar in beginsel enkel wij toegang toe hebben. In dat geval zorgen wij ervoor dat de provider van die diensten gevestigd is in een derde land met een adequaat beschermingsniveau of dat er met die provider een overeenkomst ter bescherming van uw rechten wordt gesloten.

U kan de gegevens die wij over u verwerken, steeds inkijken en, indien nodig, laten verbeteren of wissen. Daartoe volstaat het dit aan te vragen bij (voorbeeld!) [email protected], met bewijs van uw identiteit, om te verhinderen dat uw gegevens worden meegedeeld aan iemand die daar geen recht op heeft.  Wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kan u bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel klacht indienen (www.privacycommission.be).  VOORBEELD bvba behoudt zich het recht voor om de verklaring en haar beleid inzake gegevensverwerking te wijzigen. Mogelijke wijzigingen zullen direct aan de medewerkers en aan de personeelsleden worden gemeld.