Stap 1. Bewustmaking
Zorg dat de sleutelfiguren en beleidsmakers in jouw bedrijf of organisatie op de hoogte zijn van de nieuwe regelgeving.
Zij moeten de gevolgen hiervan inschatten en aanwijzen welke domeinen vandaag mogelijks problematisch kunnen zijn in het licht van de AVG. Indien jouw bedrijf of organisatie over een risicoregister beschikt, kan dit een werkbaar vertrekpunt zijn. Het implementeren van de AVG kan een behoorlijke invloed hebben op de beschikbare middelen, zeker voor wat betreft grote en meer complexe bedrijven of organisatiestructuren. Gebruik de tweejarige overgangsperiode dus allereerst om medewerkers te informeren over de aankomende veranderingen. Stel dit niet uit tot de laatste minuut.
Stap 2. Dataregister
Breng zorgvuldig in kaart welke persoonsgegevens je bijhoudt, waar deze vandaan komen en met wie je deze hebt gedeeld. Je doet er goed aan al je verwerkingen te registreren.
Mogelijks dien je hiervoor een informatie-audit te organiseren. Dit kan dan van het volledige bedrijf of enkel van welbepaalde afdelingen. De AVG introduceert enkele vernieuwde rechten, specifiek op maat van de netwerkwereld. Wanneer jouw bedrijf bijv. onnauwkeurige persoonsgegevens bijhoudt, en heeft gedeeld met andere organisaties, zal je deze laatste moeten inlichten over de onnauwkeurigheid zodat deze een correctie kan aanbrengen in haar eigen register. Deze documentatieplicht helpt je bovendien de verantwoordelijkheidsvereiste uit de AVG na te leven. Volgens dit principe dient een bedrijf of organisatie te bewijzen dat ze in overeenstemming met de databeschermingsprincipes handelt.
Stap 3. Communicatie
Evalueer je bestaande privacyverklaring en plan noodzakelijke wijzigingen hieraan in het licht van de AVG.
Wanneer jouw bedrijf of organisatie nu reeds persoonsgegevens verwerkt, dien je aan de betrokkene bepaalde informatie te verschaffen, zoals de identiteit van de verwerker en de wijze waarop die de gegevens zal aanwenden. Doorgaans wordt deze informatie verstrekt in de vorm van een privacyverklaring. De AVG vereist dat deze privacyverklaring wordt aangevuld met nieuwe informatietypes. Zo zal je voortaan de wettelijke grondslag voor de gegevensverwerking moeten meedelen, de termijnen gedurende dewelke je de informatie zal bijhouden, of je de gegevens uitwisselt buiten de Europese Unie en de mogelijkheid voor de betrokkene om een klacht in te dienen bij de Privacy-commissie indien deze meent dat zijn persoonsgegevens foutief worden verwerkt. De AVG vereist dat deze informatie wordt verschaft in beknopte, begrijpbare en duidelijke taal.
Stap 4. Rechten van de betrokkene
Je moet nagaan of de vorige procedures in je bedrijf of organisatie alle rechten voorzien waarop de betrokkene zich kan beroepen, inclusief hoe persoonsgegevens kunnen worden verwijderd of hoe gegevens elektronisch zullen worden meegedeeld.
De AVG voorziet o.a. in de volgende rechten voor de betrokkene:
• Informatie en toegang tot persoonsgegevens
• Correctie en uitwissing van de gegevens
• Bezwaar tegen direct marketingpraktijken
• Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering
• Overdraagbaarheid van de gegevens
Meer algemeen, geniet de betrokkene onder de AVG dezelfde rechten als onder de vorige Belgische Privacywet, mits enkele aanzienlijke verbeteringen. Indien jouw bedrijf of organisatie nu reeds voldoende is uitgerust om in deze individuele rechten te voorzien, dan zal de overgang naar de AVG relatief vlot verlopen.
Het is nu een goed moment om jouw bestaande procedures te evalueren en na te gaan hoe je voortaan te werk zal gaan wanneer iemand zijn of haar recht wil uitoefenen. Wie neemt de beslissing? Zijn je systemen hiertoe uitgerust? Het recht op overdraagbaarheid van de gegevens is een nieuwigheid. Dit is een verbeterde vorm van toegang waarbij de betrokkene het recht heeft de persoonsgegevens die op hem van toepassing zijn in een gestructureerde, gangbare en elektronische vorm te verkrijgen.
De meeste bedrijven en organisaties doen dit al, maar indien je nog steeds gebruik maakt van papieren print-outs of een ongebruikelijke elektronische vorm, dan is het nu een goed moment om dit te herzien.
Stap 5. Verzoek tot toegang
Voorzie een update van je bestaande toegangsprocedures en bedenk hoe je verzoeken tot toegang voortaan zal behandelen onder de nieuwe termijnen in de AVG.
De AVG voorziet nieuwe regels over hoe met toegangsverzoeken om te gaan. In de meeste gevallen zal gratis en binnen de 30 dagen (in tegenstelling tot de vorige termijn van 45 dagen) gevolg moeten worden gegeven aan het verzoek tot toegang. Manifest ongegronde of overmatige verzoeken kunnen worden aangerekend of worden geweigerd. Indien jouw bedrijf of organisatie in staat wil zijn om toegangsverzoeken te weigeren, dien je het beleid en de procedures dusdanig aan te passen.
Je dient de betrokkene die om toegang verzoekt bepaalde bijkomstige informatie te verschaffen, zoals de termijnen gedurende dewelke je informatie bijhoudt en het recht om onnauwkeurige gegevens te laten verbeteren. Indien jouw bedrijf of organisatie een groot aantal toegangsverzoeken behandelt zullen de wijzigingen die de AVG voorziet een aanzienlijke impact teweeg brengen.
Het moet logistiek mogelijk zijn om alle verzoeken binnen de voorziene tijdspanne te verwerken en de betrokkene van de noodzakelijke informatie te voorzien. Hierover moet zorgvuldig worden nagedacht.
Op termijn kan het kostenbesparend zijn een systeem te ontwikkelen dat de betrokkene in staat stelt de gegevens zelf online te raadplegen. Bedrijven en organisaties worden aangespoord een kosten/baten analyse uit te voeren van een dergelijk online toegangssysteem.
Stap 6. Wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens
Documenteer de verscheidene types van gegevensverwerkingen die je uitvoert en identificeer de wettelijke grondslag voor elk van hen.
Veel bedrijven en organisaties hebben destijds wellicht geen wettelijke grondslag bepaald voor de gegevensverwerkingen die ze uitvoeren.
Onder de vorige wetgeving had dit weinig of geen praktische gevolgen. Dit verandert evenwel nu omdat de rechten van de betrokkene kunnen variëren naargelang de wettelijke basis van de gegevensverwerking.
Het meest voor de hand liggende voorbeeld is dat de betrokkene een sterker recht heeft om de verwijdering van zijn gegevens te vragen indien zijn toestemming aan de grondslag lag voor de verwerking.
Het is belangrijk om de gekozen wettelijke grondslag voor de gegevensverwerking te verduidelijken in de privacyverklaring en telkens wanneer je een toegangsverzoek beantwoordt. De wettelijke grondslagen in de AVG zijn quasi identiek aan deze in de vorige Privacywet. Kijk na welke gegevensverwerkingen je uitvoert, bepaal de wettelijke basis en documenteer dit zorgvuldig in het licht van de verantwoordelijkheidsvereiste.
Stap 7. Toestemming
Evalueer de wijze waarop je toestemming vraagt, verkrijgt en registreert, en wijzig waar nodig. De AVG vermeldt “toestemming” en “expliciete toestemming”.
Het onderscheid is niet echt duidelijk, aangezien toestemming in beide gevallen vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig moet zijn. De toestemming moet ook blijken uit een actieve indicatie van akkoord.
M.a.w. de toestemming kan niet worden afgeleid uit een stilzwijgen, een vooraf aangevinkt vakje of uit een niet-handelen. Indien je rekent op de toestemming van de betrokkene om diens gegevens te verwerken, zorg dan zeker dat die toestemming voldoet aan de vereisten van de AVG.
Indien dit nu nog niet het geval is, wijzig dan je toestemmingsmechanisme of ga op zoek naar een alternatief voor toestemming als grondslag voor de gegevensverwerking.
Noteer dat de toestemming controleerbaar moet zijn en dat de betrokkene doorgaans meer rechten heeft wanneer je vertrouwd op toestemming als grondslag voor de gegevensverwerking.
De AVG verduidelijkt dat de verwerkingsverantwoordelijke in staat moet zijn aan te tonen dat toestemming werd gegeven. Evalueer dus de vorige systemen die toestemming registreren, teneinde een controlespoor (“audit trail”) te verzekeren.
Stap 8. Gegevens van kinderen
Wanneer van toepassing, dient men te starten met de ontwikkeling van systemen die de leeftijd van de betrokkene nagaan en die de ouder(s) of voogd(en) om toestemming vragen voor de gegevensverwerking van minderjarige kinderen.
Voor het eerst zal de AVG speciale bescherming bieden aan de persoonsgegevens van kinderen, in het bijzonder in de context van commerciële internetdiensten zoals sociale netwerken.
Kortweg, indien jouw bedrijf of organisatie gegevens van kinderen onder de 16 jaar verzamelt, zal een ouder of voogd toestemming moeten geven opdat de gegevensverwerking rechtmatig zou zijn.
Dit kan aanzienlijke gevolgen teweeg brengen indien jouw bedrijf of organisatie gericht is op het aanbieden van diensten aan kinderen en als dusdanig hun persoonsgegevens verzamelt.
Onthoud dat de toestemming controleerbaar moet zijn en dat desgevallend de privacyverklaring moet geschreven zijn in voor kinderen begrijpbare taal.
Stap 9. Datalekken
Voorzie zelf procedures om persoonlijke datalekken op te sporen, te rapporteren en te onderzoeken.
Beoordeel hiervoor de verscheidene types van persoonsgegevens die je zelf bijhoudt en documenteer grondig welke binnen de meldingsplicht zouden vallen, ingeval zich een datalek zou voordoen.
In sommige gevallen moet je zelf de betrokkene die het voorwerp uitmaakt van het datalek eveneens rechtstreeks verwittigen, bvb. wanneer het lek aanleiding kan geven tot persoonlijke financiële verliezen.
Grotere bedrijven of organisaties zullen een beleid en procedures moeten ontwikkelen om datalekken te beheren, hetzij op centraal, hetzij op lokaal niveau.
Niet alle datalekken zullen moeten worden gemeld aan de Privacy-commissie, enkel deze waarbij het waarschijnlijk is dat de betrokkene enige vorm van schade zal leiden, bvb. als gevolg van een identiteitsdiefstal of het schenden van een geheimhoudingsplicht.
Noteer dat de niet naleving van de meldplicht kan resulteren in een geldboete, bovenop de boete voor het datalek zelf.
Stap 10. Door ontwerp en gegevensbeschermingseffectbeoordeling
Maak je meteen vertrouwd met de begrippen “gegevensbescherming door ontwerp” en “Gegevensbeschermings-effectbeoordeling”, zijnde “Privacy by design” en “Privacy impact assessment” (PIA).
Ga na hoe je deze concepten in de werking van jouw bedrijf kan implementeren. Deze kunnen worden gelinkt aan andere organisatorische processen zoals risicobeheer en projectbeheer. Beoordeel die situaties waarin het nodig zal zijn dergelijke analyses uit te voeren. Wie zal dit doen? Wie moet hierbij worden betrokken? Gebeurt de analyse centraal of lokaal? Het is best de gegevensbescherming van bij de start in te bouwen en als onderdeel ook de effectbeoordeling uit te voeren: dat is enkel vereist in hoge risicosituaties, bvb. wanneer nieuwe technologie geïmplementeerd wordt of wanneer een profileringsoperatie een aanzienlijk effect kan teweegbrengen voor de betrokkenen.
Wanneer de PIA aangeeft dat de gegevensverwerking een “hoog risico” inhoudt, is het noodzakelijk advies in te winnen van de Privacy-commissie omtrent de wetmatigheid van de verwerking in het licht van de AVG.
Stap 11. Functionaris voor de gegevensbescherming
Duid, een functionaris voor gegevensbescherming of iemand die de verantwoordelijkheid draagt voor het naleven van de databeschermingsregels aan, indien nodig: in de handleiding leest u verder wanneer dit nodig is.
Beoordeel welke plaats deze inneemt binnen de structuur en het beleid van jouw bedrijf of organisatie. De AVG vereist voor sommige bedrijven dat zij een functionaris voor gegevensbescherming aanwijzen, bvb. bij openbare overheden of verwerkers wiens taak bestaat uit het regelmatig en stelselmatig observeren van betrokkenen op grote schaal. Het is van belang dat, hetzij iemand in de organisatie, hetzij een externe adviseur, verantwoordelijkheid neemt voor naleving van de databeschermingsprincipes en dat iemand de kennis, medewerking en bevoegdheid heeft om dit te doen. Daarom moet je nu reeds beoordelen of op jouw bedrijf of organisatie de plicht rust, een dergelijke functionaris aan te stellen. Zo ja, evalueer dan of de vorige aanpak in lijn is met de vereisten van de AVG.
Stap 12. Internationaal
Indien jouw bedrijf of organisatie internationaal actief is, dien je te bepalen onder welke toezichthoudende autoriteit je valt.
De AVG voorziet een enigszins complexe regeling om te bepalen welke toezichthoudende autoriteit de leiding neemt bij onderzoek naar klachten met internationaal karakter, bvb. wanneer een gegevensverwerking betrekking heeft op inwoners van meerdere lidstaten.
De leidende autoriteit wordt bepaald naargelang waar het bedrijf of de organisatie haar hoofdvestiging heeft of de vestiging waar de beslissingen omtrent de gegevensverwerkingen worden genomen. Voor een traditionele hoofdzetel is dit vrij eenvoudig vast te stellen. Moeilijker wordt het voor complexe, multi-site bedrijven of organisaties waarbij beslissingen omtrent diverse verwerkingsactiviteiten op verschillende plaatsen worden genomen. Om duidelijkheid te krijgen over welke toezichthoudende autoriteit de leiding heeft over jouw bedrijf of organisatie kan het raadzaam zijn in kaart te brengen waar jouw organisatie haar meest belangrijke beslissingen omtrent gegevensverwerkingen neemt. Dit zal je helpen bij het bepalen van jouw “hoofdvestiging” en dus ook van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Stap 13. Bestaande contracten
Beoordeel je bestaande contracten, hoofdzakelijk met verwerkers en onderaannemers, en breng tijdig de noodzakelijke veranderingen aan.
De AVG creëert een intelligent systeem die de verhouding tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerkers behelst. Het bepaalt zelfs de voor - waarden die van toepassing zijn op onderaanneming activiteiten. Opdat je deze voorwaarden zou aantreffen, moet je bestaande contracten beoordelen en de nodige wijzigingen aanbrengen.
De AVG benadrukt het belang van op databanken toepasselijke veiligheidsmaatregelen. Ook in het geval van outsourcing is het belangrijk te beoordelen of de veiligheidsmaatregelen die werden voorzien in de bestaande contracten nog steeds toereikend zijn en voldoen aan de vereisten van de AVG.
Stap 14. Intern beleid
Algemeen intern beleid inzake gegevensverwerking van personeel
Dit kan onder de vorm van een bijlage bij het arbeidsreglement. Meer informatie hierover vindt u bij INTERN BELEID INZAKE GEGEVENSVERWERKING.
Stap 15. Extern beleid
Algemeen extern beleid inzake gegevensverwerking
Een voorbeeld tekst om op uw website te zetten vindt u bij EXTERN BELEID INZAKE GEGEVENSVERWERKING.